e-Invoicing

Eine E-Rechnung ist einfach ausgedrückt, die elektronische Variante von einer klassischen Papierrechnung. Dabei muss eine E-Rechnung im Gegensatz dazu elektronisch erzeugt, übertragen und empfangen werden. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung in allen Bereichen, auch der Verwaltung, nimmt das Thema E-Rechnung einen wichtigen Platz ein. Sie muss einen strukturierten Datensatz beinhalten, der die gesetzlich festgelegten Merkmale der Rechnung einschließt. Man unterscheidet generell zwischen unstrukturierten Daten- (z.B. PDF-Datei, Text-Datei), strukturierten Daten- (z.B. XML-Datei, XRechnung) und hybriden Datenmodellen (z.B. ZUGFeRD 2.1.1).

E-Rechnungen bedeuten eine Erleichterung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe bei Rechnungsvorgängen und deren Bearbeitung. Dadurch können wichtige Ressourcen und Kosten eingespart werden. Die Fehleranfälligkeit wird vermindert und eine deutliche Transparenz für alle Beteiligten wird erreicht. Mit dem hybriden ZUGFeRD-Format 2.1.1 fallen auch Absprachen zwischen Rechnungsausstellern und Rechnungsempfängern weg. Ein wichtiges Ziel ist die vereinfachte und fehlerfreie nationale und internationale Kommunikation im Verwaltungsbereich.

Bereits 2014 ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU in Kraft getreten, die ein einheitliches Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber vorschlägt. 2016 wurde dann durch die Bundesregierung der Entwurf des sogenannten E-Rechnungsgesetzes (E-RechG) beschlossen, zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Es regelt den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern des Bundes. Darauf folgend erarbeitete die europäische Kommission Ende Juni 2017, mit Hilfe der Normungsorganisation CEN, zusätzlich die Norm EN16931. Diese definiert europaweit das semantische Datenmodell und die wesentlichen Bestandteile einer E-Rechnung. Ergänzend zum E-RechG hat die Bundesregierung am 06.09.2017 auch eine E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) beschlossen, die ebenfalls den Rechnungssteller in die Pflicht nimmt. Das E-RechG und E-RechV treten offiziell für die obersten Bundesbehörden am 27. November 2018 in Kraft. Die Umsetzung des Gesetzes wurde für öffentliche Auftraggeber um ein Jahr erweitert. Schließlich müssen laut Gesetz bis Ende 2020 alle Rechnungssteller, Rechnungen gegenüber öffentlichen Rechnungsempfängern in der einheitlichen elektronischen Form ausstellen und übermitteln.

Eine XML-Datei (Extensible Mark-up Language) ist ein strukturiertes, textbasiertes Datenformat. Dies ermöglicht die unkomplizierte Weiterverarbeitung der Daten sowie einen Austausch zwischen verschiedenen Programmen.

ZUGFeRD, der Zentrale User Guide vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen. Ein gemeinsames Datenformat ist eine Grundvoraussetzung für die Einführung von E-Rechnungen. Die erste Version ZUGFeRD 1.0 vom 11.07.2014 ist heute bereits im Einsatz. Im Rahmen der branchenübergreifenden Digitalisierung, soll das hier definierte einheitliche Rechnungsformat den Versand und Empfang von Rechnungen ohne vorherige Absprache in Deutschland regeln. Die Verabschiedung der europäischen Norm EN 16931 und die parallele Entwicklung vom XRechnungs-Format, zwang das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zur Überarbeitung der Version. Ende 2017 wurde die Version ZUGFeRD 2.0 vorläufig verabschiedet, welche auch Anforderungen internationaler und europäischer Rechnungsformate entspricht (siehe EN 16931). Die Besonderheit an ZUGFeRD ist, dass es Anforderungen und Interessen verschiedener Branchen der deutschen und französischen Wirtschaft vereint.


Bestandteile ZUGFeRD 2.1.1:

ZUGFeRD 2.1.1 besteht aus einer PDF (PDF/A-3) mit einer integrierten XML-Datei. Somit kann man auch von einem hybriden Format sprechen, denn der strukturierte Datensatz durch die XML-Datei, wird mit der bildlichen Darstellung als PDF erweitert. Dadurch bleibt die Rechnung auch für das menschliche Auge lesbar. Dem Empfänger steht deshalb frei, ob er die strukturierten Daten in Form von XML oder PDF weiterverarbeitet. Dadurch entfallen die erwähnten vorherigen Absprachen zwischen Sender und Empfänger. Allerdings gibt es hier aktuell Widersprüche mit den GoBD* vom Bundesministerium der Finanzen bezüglich der GoBD-konforme Aufbewahrung von hybriden Rechnungen.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Die EU-konforme Version ZUGFeRD 2.0 wurde durch das Forum FeRD am 13.09.2017 vorläufig verabschiedet. Die finale Version wurde am 11. März 2019 veröffentlicht. Der aktuelle Ausgabestand der Download-Dateien ist der 28. März 2019.

ZUGFeRD 2.1.1 wird international auch Factur-X genannt. Hintergrund ist die bilaterale Zusammenarbeit zwischen Deutschland und Frankreich beim Thema elektronische Rechnungsformate und einer generellen digitalen Offensive.

Wird oft als das deutsche Standartformat bei E-Rechnungen bezeichnet. Das Datenformat XRechnung wurde durch das Bundesinnenministerium bzw. den IT-Planungsrat entwickelt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung besteht im Gegensatz zum ZUGFeRD - Format nur aus einer XML-Datei. Es ist also kein hybrides Datenformat.

Die momentane Entwicklung vom XRechnungs-Format geht zügig voran, sodass Bund und Länder bis November 2018 befähigt sind, das E-Rechnungsgesetz umzusetzen. Seit Herbst 2017 läuft ein Planspiel zum Thema Rechnungsstellung mit XRechnungen vom Verband elektronische Rechnung (VeR) zusammen mit dem Bundesministerium des Innern (BMI) und der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT).

Nüchtern betrachtet gibt es keinen technischen Unterschied. Ausschlaggebend für den vermeintlichen Unterschied der beiden Rechnungsformate, sind zwei unterschiedliche Akteure im Hintergrund. ZUGFeRD wurde vor allem aus der deutschen Wirtschaft heraus in Zusammenarbeit mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen im öffentlichen Bereich. Beide, ZUGFeRD 2.1.1 und X-Rechnung, entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und können somit laut dem E-Rechnungsgesetz ab sofort eingesetzt werden. (Dies trifft nicht auf die Version ZUGFeRD 1.0 zu.) (Vgl. E-RechV)
Ein formaler Unterschied findet sich nur in einem erweiterten Datenmodell wieder. ZUGFeRD bildet genau betrachtet mit der XML-Datei eine XRechnung mit ab. Zusätzlich bietet ZUGFeRD aber auch die PDF-Datei, in die die XML-Datei eingebettet ist. Dies nennt man ein hybrides Format. Dadurch bleibt die Rechnung auch für das menschliche Auge lesbar.

Das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungs-Verordnung treten offiziell am 27. November 2018 in Kraft. Die Umsetzung des Gesetzes wurde für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber um ein Jahr erweitert. Schließlich müssen laut Gesetz bis Ende 2020 alle Rechnungssteller, Rechnungen gegenüber öffentlichen Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. (Vgl. E-RechV, § 11)

Nein, das bestehende ERP-System kann weiter genutzt werden. Es müssen lediglich Software-Anpassungen durchgeführt werden, um den reibungslosen Empfang, die Verarbeitung, Generierung und Versendung von E-Rechnungs-Formaten zu garantieren.

Eine einfache Lösung bietet die Softway AG mit ihrem Tool MSC (Message Service Center) zum individuellen E-Mail-Versand aus SAP® an. Durch eine Integration innerhalb der Dokumentenverarbeitung im SAP® System, können verschiedene optionale Dienste, wie zum Beispiel die Generierung von ZUGFeRD- oder XRechnungs-Formaten, aufgerufen werden.
Die vorhandenen Daten im eigenen ERP-System werden über den ADS-Server in das vordefinierte Rechnungs-Format eingespeist bzw. umgewandelt. Eine Art Schablone wird befüllt. Dabei entsteht eine XML-Datei, die in eine PDF-Datei eingebettet werden kann. Die weitere Verteilung und Archivierung der Daten erfolgt wie gewohnt.